“När människor är vana vid att jobba hemma ökar kraven på ett välfungerande kontor”

Jennica Lenning driver Mindmove som stöttar organisationer att utforma och implementera arbetsplatsstrategier utifrån samspelet mellan arbetssätt & kultur, arbetsplatser och digitala verktyg. Något hon gjort de senaste femton åren. Hon jobbade tidigare som Change Lead när Swedbank flyttade sitt huvudkontor och som huvudprojektledare för skapandet av ICA’s nya huvudkontor och arbetssätt “ICA@Work”. Idag är hon bl.a. Strategic Advisor Distributed Way of Working för kry/livi och NetOnNet.

Enligt Jennica har kraven på företagen ökat när det kommer till trivsel, inte minst eftersom många upplevt hemmajobbet som bekvämt. Gott kaffe i fikarummet och mycket växtlighet på kontoret är sen gammalt. Att göra det där lilla extra kan bli särskilt viktigt. Jennica utvecklar:

– Rent generellt tror jag det är viktigt att vi skapar anledningar och mervärde för våra medarbetare att komma in på kontoret. Ett sätt att göra det kan vara med olika former av events. Om jag vet att jag ska in på kontoret någon gång under en vecka, så kanske jag aktivt väljer den dagen då företaget bjuder på frukost, har tagit dit en bra föredragshållare eller varför inte en barista. Då ökar också sannolikheten att jag träffar mina kollegor när jag är där. Om jag åker in till kontoret för att få lite social samvaro är det ju snopet om jag kommer en dag då ingen annan är där.

Många organisationer brottas just nu med frågan hur man ska skapa en balans mellan kontors- och hemarbete.

– Nu har vi möjlighet att plocka det bästa ur båda världar och hitta en mix som funkar för varje specifik organisation och även utifrån den roll man har. Vissa har dock på eget bevåg gjort stora livsstilsförändringar, skaffat hund och flyttat ut på landet långt från kontoret och bestämt att de kommer fortsätta att arbeta enbart hemifrån. Här är det viktigt att man lägger ett organisatoriskt perspektiv på beslutet och som medarbetare förstår att man många gånger är del i ett team. För varje dag du ska besluta varifrån du ska arbeta tycker jag man ska fråga sig: ”Jag skulle kunna jobba hemifrån idag för det passar mig och mina arbetsuppgifter bra, men skulle mina kollegor ha ett mervärde av att jag är på kontoret idag?”

När människor är vana vid att jobba hemma ökar också kraven på ett välfungerande kontor. Man kommer behöva se över teknik som IT-lösningar och telefoni, men också hur själva arbetsplatserna är utformade.

Hon utvecklar:

– Företag behöver fundera på hur deras kontor ser ut och fråga sig vilka typer av aktiviteter som ska ske där framöver. Kontoren kommer behöva dimensioneras om för att bättre supportera medarbetarna. Många anger att de fortsatt helst vill göra individuellt fokuserat arbete hemifrån, medan de framför allt vill komma till kontoret för att jobba tillsammans med sina kollegor. Då kan det vara kreativa samverkansytor med rätt digitala verktyg som behövs, snarare än skrivbord. Men alla har inte förutsättningar att få arbetsro hemma, man bor kanske trångt eller har familjen hemma. Vi kommer behöva skapa många fler smårum eller stoppa in lösa poddar på kontoret, där du som individ kan stänga dörren om dig och ha ett digitalt möte eller telefonsamtal. Det är också intressant att fundera på den tredje arbetsplatsen, d.v.s. inkludera olika co-working platser i paletten av arbetsplatser för medarbetare att välja mellan.

Under pandemin skedde i stort sett alla möten digitalt. Efter återgången spår många att hybridmöten är här för att stanna, d.v.s. att några deltar fysiskt medan andra deltar digitalt i samma möte. Jennica tror dock inte på kombinationen, utan menar istället att hybriden borde vara mellan att aktivt välja vilka möten som ska vara helt digitala och vilka möten som ska vara helt fysiska.

– Jag tror inte vi som människor har förmågan att fullt ut interagera både fysiskt och digitalt samtidigt. Det blir tyvärr en slags halvmesyr där man får svårt att dra nytta av fördelarna fullt ut för någon av mötesvarianterna. För vissa typer av informations- eller avrapporteringsmöten, som inte inkluderar så mycket dialog, kan en hybrid mellan fysiskt och digitalt fungera bra. Men jag förespråkar att man istället bestämmer inom en organisation vilka typer av möten man kör digitalt och då gör det fullt ut och vilka typer av möten, som t.ex. kreativa workshops, som körs enbart fysiskt och då vara hård med att det är det som gäller, annars får man avstå. Det är viktigt för att kunna skapa en bra inkludering och dynamik i ett möte, digitalt som fysiskt.

Behöver ni uppdatera era system för videomöten och konferenser? Hitta en lösning via Happy Boss!